Inštalácia kamier v bytovom dome v súlade s GDPR – čo je potrebné zariadiť?
S ohľadom na vyhlášku GDPR sa zmenili podmienky pre kamerové systémy v bytových domoch a ďalších verejne prístupných priestoroch. Ako správca tohto systému sa na vás teraz môže vzťahovať nutnosť viesť GDPR dokumentáciu, oznamovať prítomnosť kamier a s prípadnými záznamami korektne nakladať. Nedodržanie týchto podmienok by vás mohlo priviesť do problémov, a tak sa uistite, že všetko spĺňate.
Kamerový systém v bytovom dome a GDPR – OBSAH
- Vzťahuje sa na mňa GDPR?
- GDPR nahrádza pôvodný zákon o kamerách a registrácii na Úrade na ochranu osobných údajov
- Kam môžem ako správca bytového domu kamery umiestniť?
- Kamerový systém v bytovom dome a GDPR – dokumentácia
- Čo musí obsahovať záznam o činnostiach spracovania?
Vzťahuje sa na mňa GDPR?
Pokiaľ chcete inštalovať kamerový systém do bytového domu, tak takmer určite áno. GDPR dokumentáciu pre kamerový systém totiž nepotrebujete len v prípade, že ho inštalujete na vlastnom pozemku alebo vo vlastnej nehnuteľnosti, kde nie je verejný prístup. V tom prípade stačí kamery umiestniť tak, aby nesnímali cudzí majetok a kamerový systém nikde nemusíte hlásiť, ani nemusíte riešiť GDPR. Práve pre bytové domy a ďalšie priestory, kde kamery pravidelne zaznamenávajú cudzie osoby, je však nutné GDPR postupy dodržiavať.
i
Môže sa zdať, že pre kamerový systém so záznamom bude legislatíva prísnejšia ako pre tzv. „on-line“ systém, teda taký, ktorý záznam nevytvára a ktorý len sleduje napríklad zamestnanec ochranky v reálnom čase. Nie je to tak. Metodika Úradu pre ochranu osobných údajov totiž stanovuje, že aj kamerový systém v režime on-line predstavuje spracovanie osobných údajov.
GDPR nahrádza pôvodný zákon o kamerách a registrácii na Úrade na ochranu osobných údajov
Predtým, než vošla vyhláška GDPR do platnosti, museli prevádzkovatelia kamerových systémov vykonať registráciu na Úrade na ochranu osobných údajov. Teraz však spadá všetka zodpovednosť práve na prevádzkovateľa alebo správcu kamerového systému. Podľa GDPR sa totiž na plnenie podmienok prevádzkovateľ zaväzuje automaticky už v ten moment, kedy nejaký takýto kamerový systém zavedie.
Kam môžem ako správca bytového domu kamery umiestniť?
Dobrým pravidlom pre rozmiestňovanie kamier je „čím menej, tým lepšie“. S kamerami chcete zachytávať čo možno najmenší priestor, ktorý nutne potrebujete, pretože čokoľvek navyše vás môže vystavovať ďalšiemu riziku v ohľade spracovania osobných údajov. Kamery môžete inštalovať k vstupným dverám, k vstupu do pivničných priestorov alebo na fasádu domu. Nikdy by však nemali smerovať napríklad na konkrétne vstupy do bytov či pivníc. V prípade ďalších verejných priestorov asi nemusíme spomínať, že kamerové systémy nesmú byť inštalované na toalety, šatne a pod.
!
O inštalácii kamerového systému v bytovom dome by malo ideálne rozhodovať Spoločenstvo vlastníkov bytov. Pre inštaláciu sa môže rozhodnúť aj správca sám, ale všetci nájomníci o nej musia byť informovaní.
Kamerový systém v bytovom dome a GDPR – dokumentácia
Pokiaľ sa rozhodnete kamerový systém v bytovom dome zaviesť, musíte si viesť GDPR dokumentáciu. Tá zahŕňa nasledujúce body:
- Balančný test – tu uvádzate svoje dôvody na inštaláciu (napr. história vandalizmu, krádeží atď.), náklady, zvážené alternatívy, riziká a skrátka dôvody, prečo vaše práva ako správcu „balansujú“ práva zachytávaných osôb.
- DPIA (Data Protection Impact Assessment) – je podobný balančnému testu, ale do hĺbky analyzuje postupy, ktoré správca systému prijal pre minimalizáciu ohrozenia osobných údajov.
- Informácie – táto časť je vcelku jednoduchá. Musíte dať najavo ako nájomníkom, tak aj návštevníkom, ktorí v dome nebývajú, že dochádza k monitorovaniu. Spravidla sa riešia graficky. Napríklad na chodbu umiestnite ceduľu, ktorá musí mať piktogram, kontakt na správcu osobných údajov, účel spracovania, základné práva zachytenej osoby a spôsob, ako získať podrobné informácie (napr. na vyžiadanie od správcu).
- Procesné pravidlá – tu uvediete všetky detaily o tom, ako ukladáte záznamy, kto k nim má prístup, ako dlho sú záznamy uchovávané a pod.
- Záznamy o činnostiach spracovania – všetko zaobchádzanie s videozáznamami musí byť evidované. Niekde teda musíte uchovávať informácie o tom, kto, kedy a za akým účelom k záznamom pristúpil. Všetky vyžadované informácie nájdete nižšie.
- Ďalšie špecifiká – vyššie uvedené body sú základnými požiadavkami pre každý kamerový systém. Pokiaľ ale záznamy spracováva viac osôb, alebo napríklad celá externá firma, môžu byť potrebné aj ďalšie dokumenty.
Čo musí obsahovať záznam o činnostiach spracovania?
Záznam o činnostiach spracovania môže byť vedený ľubovoľnou formou (napr. fyzicky, v Excel tabuľke atď.), ale jeho vedenie je povinnosťou každého správcu podľa GPDR. Záznam musí obsahovať:
- Označenie a identifikáciu správcu
- Účel spracovania
- Opis kategórií subjektov (napr. obyvatelia domu, návštevníci atď.)
- Opis kategórií osobných údajov (napr. podoba, obrazové informácie o správaní atď.)
- Príjemcovia osobných údajov a informácie o prípadnom odovzdaní osobných údajov do tretích krajín
- Lehota na výmaz (najčastejšie 7 dní, ale špecifikuje ju správca)
- Technické a organizačné bezpečnostné opatrenia (bezpečnostný kryt, riadený prístup, školenie oprávnených osôb atď.)
Požiadavky si môžete prečítať v doslovnom znení v článku 30 GDPR.
Pokiaľ chcete zaviesť kamery v bytovom dome a GDPR ste zatiaľ neriešili, rozhodne by ste to mali urobiť. Chránite tak totiž nielen informácie o svojich nájomníkoch, ale aj sami seba. Prevádzkovať kamerový systém bez dodržania príslušných podmienok je nelegálne a mohli by ste sa dostať do problémov.
Kamerové systémy